Pravila za certifikaciju proizvoda

Izdvojeno iz Postupka: Certificiranje proizvoda u ekološkoj proizvodnji, SOP-1-1303, Izdanje 04, datum odobravanja 17.03.2018.

1. SVRHA

Na pregledan način pružiti informacije o pravilima za certificiranje proizvoda u ekološkoj proizvodnji prema postupku certifikacije proizvoda koje provodi CT NZZJZAŠ. Navedeni su opći zahtjevi koje klijenti moraju zadovoljiti za dobivanje i održavanje certifikata, prava i obaveze Certifikacijskog tijela NZZJZAŠ i podnositelja zahtjeva za certifikaciju.

2. POJMOVI I SKRAĆENICE

CT NZZJZAŠ – Nastavni zavod za javno zdravstvo "Dr. Andrija Štampar", Certifikacijsko tijelo za proizvode

Certificiranje/potvrđivanje je davanje potvrde (certifikata), utemeljene na odluci koja proizlazi iz ocjene koja dokazuje da su zadovoljeni utvrđeni zahtjevi a koju daje treća strana (Certifikacijsko tijelo za proizvode CT NZZJZAŠ) u području ekološke poljoprivrede.

Certifikat/Potvrda je isprava kojom CT NZZJZAŠ potvrđuje da je ekološka proizvodnja ili proces sukladan s propisanim zahtjevima za ekološku proizvodnju.

Certifikacijska shema - CS je certifikacijski sustav koji se odnosi na specificirane proizvode, a na koje se primjenjuju isti utvrđeni zahtjevi, specifična pravila i procedure. U CT NZZJZAŠ su certifikacijske sheme opisane u radnim uputama.

Stručna kontrola/vrednovanje je ocjena sukladnosti postupka podnositelja zahtjeva za certifikaciju, certificiranih proizvođača, prerađivača i uvoznika/izvoznika ekoloških proizvoda s postavljenim zahtjevima.

Kontrolor/auditor/ocjenitelj je osoba koju imenuje voditelj CT NZZJZAŠ za certificiranje proizvoda za provedbu ocjenjivanja sukladnosti postupaka podnositelja zahtjeva za certifikaciju, certificiranih proizvođača, prerađivača i uvoznika ekoloških proizvoda s postavljenim zahtjevima.

Područje certificiranja su usluge ocjene sukladnosti za koje je certifikat tražen ili dodijeljen.

Podnositelj zahtjeva za certificiranje proizvoda je osoba koja daje zahtjev za ocjenjivanje i provjeru stalnosti svojstava odnosno certifikaciju. Može biti proizvođač ili njegov ovlašteni zastupnik. Koristi se termin klijent i/ili subjekt u postupku.

Nositelj certifikata je vlasnik certifikata za čije ime je certifikacija provedena. Može biti proizvođač ili njegov ovlašteni zastupnik.

Prigovor je izražavanje nezadovoljstva certifikacijskom tijelu, od strane fizičke osobe/pravne osobe, koje se odnosi na aktivnosti toga certifikacijskog tijela.

Žalba (Priziv) je zahtjev podnositelja zahtjeva za preispitivanje za njega nepovoljne odluke certifikacijskog tijela. 

3. CERTIFIKACIJSKO TIJELO U NZZJZAŠ

Certifikacijsko tijelo za proizvode (CT NZZJZAŠ) je organizacijska cjelina koja djeluje kao prepoznatljivi dio Zavoda kao pravnog entiteta koji osigurava ispunjavanje zakonskih i ugovornih obveza. Položaj CT NZZJZAŠ je prikazan na organigramu Zavoda, odgovornosti i ovlaštenja su opisana u sistematizaciji radnih mjesta i u ugovorima zaposlenika CT. 

CT NZZJZAŠ se financira iz temeljne djelatnosti Zavoda kao jedna od organizacijskih cjelina vidljiva u financijskom Planu poslovanja za tekuću godinu. Zavod posjeduje policu osiguranja u slučaju štete proizašle iz pogreške u radu djelatnika koji obavljaju poslove certificiranja proizvoda u ekološkoj proizvodnji odnosno nepravilnosti poslovanja Certifikacijskog tijela.

Uprava Zavoda osigurava Certifikacijskom tijelu punu neovisnost kod izvršavanja poslova certifikacije proizvoda prema normi ISO 17065:2013 i pripadajućoj zakonskoj regulativi što se vidi iz Izjave o neovisnosti CT NZZJZAŠ koju potpisuje ravnatelj Zavoda i njegova zamjena.

CT NZZJAŠ certificira proizvode i upravlja radnjama ocjenjivanja, provodi stručne kontrole i ispitivanja proizvoda ekološke poljoprivrede za potrebe certificiranja te ima potpuni nadzor i odgovornost u provedbi postupaka certificiranja i održavanja certifikata.

Pravni status Zavoda iskazan je rješenjem o registraciji pri Trgovačkom sudu u Zagrebu.

Pravni subjekt: NASTAVNI ZAVOD ZA JAVNO ZDRAVSTVO "DR. ANDRIJA ŠTAMPAR"

Skraćeni naziv: NZZJZAŠ

Adresa: Mirogojska cesta 16, HR-10000 Zagreb

Web-adresa: www.stampar.hr

E-adresa: kvaliteta@stampar.hr

Telefon: 385 1 4696 232

Fax: 385 1 4678-015

OIB: 33392005961

Kunski račun: 2340009-1100159915, PBZ d. d. Zagreb, Hrvatska

Devizni račun: 70010-019693

IBAN: HR 3023400091100159915

SWIFT: PBZGHR2X

3.1 Kriteriji certificiranja

Postupke certificiranja i održavanja certifikata CT NZZJZAŠ provodi prema zahtjevima navedenim u normi ISO /IEC 17065:2013 i zakonskoj regulativi koja je navedena u Popisu referentnih dokumenata. Kao interni dokumenti koji propisuju vrednovanje koriste se certifikacijska shema opisana u radnoj uputi CT NZZJZAŠ Uputa za certifikacijsku shemu 1: Biljna proizvodnja (RU-1), sukladno zahtjevima Uredbe Vijeća (EZ) br. 834/2007 i Uredba Komisije (EZ) br. 889/2008.

CT NZZJZAŠ pravodobno obavještava podnositelje zahtjeva o izmjenama certifikacijskih kriterija (npr. nove norme) i određuje rok u kojem izmjene trebaju biti primijenjene te nadzire provedbu tih izmjena u postupcima podnositelja zahtjeva i proizvođača.

Obveza podnositelja zahtjeva za certifikaciju je u zadanom roku, uskladiti svoje aktivnosti s izmijenjenim kriterijima.

3.2 Upotreba Ekološkog znaka

U skladu s člankom 25. stavkom 3. Uredbe (EZ) br. 834/2007, znak (simbol) ekološke proizvodnje Europske unije („Ekološki znak EU-a”) predstavlja se prema modelu iz Priloga XI. dijela A Uredbe Komisije 889/2008. U svrhu označivanja proizvoda ekološke poljoprivrede, Ekološki znak EU-a koristi se samo ako je dotični proizvod proizveden u skladu sa zahtjevima iz Uredbe Vijeća (EZ) br. 834/2007 i Uredbe Komisije (EZ) br. 889/2008 kod subjekata koji ispunjavaju zahtjeve sustava kontrole navedenih Uredbi. Certifikacijsko tijelo prema propisanim certifikacijskim shemama tijekom provedbe stručnih kontrola pri subjektu provjerava sukladnost zahtjeva za označivanje proizvoda ekološke poljoprivrede propisanih navedenim Uredbama. Primjena Ekološkog znaka EU-a je obvezujuća i izdaje se nositelju certifikata za certificirani proizvod s ciljem upućivanja na njegov certifikacijski status.

CT NZZJZAŠ svoje klijente obvezuje na korištenje EU Eko znaka putem Ugovora o certificiranju proizvoda uz napomenu da Eko znak nije dozvoljeno koristiti za proizvode u prijelaznom razdoblju.

Ekološki znak (Certifikacijski znak) – oznaka HRVATSKI EKO PROIZVOD koji je u skladu s Prilogom VI Pravilnika o ekološkoj poljoprivrednoj proizvodnji (N.N. br. 19/16) za subjekte u ekološkoj proizvodnji nije obvezujući. Kao i Ekološki znak EU-a izdaje se nositelju certifikata za certificirani proizvod s ciljem upućivanja na njegov certifikacijski status. Simbol je zaštićen i smije se koristiti samo za vrijeme valjanosti certifikata.

CT NZZJZAŠ izdaje pismeno odobrenje za korištenje jednog ili oba certifikacijska simbola.

Dodijeljeni certifikacijski znak klijent može koristiti samo u vezi s podacima navedenim u certifikatu. Ne smije se koristiti na način da se stječe dojam da CT NZZJZAŠ preuzima odgovornost za proizvod za koji je dobiven certifikat. Certifikacijski znak najčešće se koristi na dokumentima kao što je dopis ili drugoj dokumentaciji povezanoj s certifikacijom i odnosi se na područje certifikacije. Mora biti prikazan u prirodnom položaju u crnoj boji, na vidljivom mjestu, npr. u zaglavlju stranica. Ne smije se isticati na posjetnicama osoba nositelja certifikata.

U slučaju prestanka valjanosti certifikata (djelomične ili u cijelosti) nositelj mora odmah prestati koristiti certifikacijski znak i time se pozivati na certifikaciju. Nepravilna uporaba certifikacijskog znaka može imati za posljedicu popravne radnje, suspenziju ili povlačenje certifikata. Odluku o tome donosi CT NZZJZAŠ. Žalbe na odluku rješava također CT NZZJZAŠ, a ako se dogodi materijalna šteta nepravilnom uporabom, može se rješavati sudskim putem. Obavijest o nepravilnoj uporabi CT NZZJZAŠ može dobiti od bilo koje pravne osobe usmeno ili pismeno.

3.3 Prijenos potvrde

Ukoliko proizvođač promijeni vlasnika, certifikacija može biti prenesena na novog vlasnika pod uvjetom da:

  • novi vlasnik prihvati i potvrdi politiku kvalitete i sustav upravljanja
  • imenovano/odobreno i ključno osoblje ostane isto
  • postupci ostanu isti
  • relevantni prostor i oprema ostanu isti

Pri prijenosu potvrde ne mijenja se plan provedbe nadzornih pregleda.

3.4 Nepristranost i neovisnost

CT NZZJZAŠ osigurava svoju nepristranost i neovisnost u postupcima certificiranja kroz:

  • Politiku integriranog sustava upravljanja za sve zaposlenike Zavoda propisanu za norme ISO 9001/ISO 14001/OHSAS 18001

  • Politiku kvalitete za certifikacijsko tijelo u kojoj je naglašena obaveza osiguravanja nepristranosti i neovisnosti tijekom cijelog postupka certificiranja

  • Potpisivanje Izjave o nepristranosti i neovisnosti od strane Ravnatelja, njegove zamjene i svih djelatnika uključenih u postupak certificiranja

  • način provođenja stručne kontrole/vrednovanja

  • način donošenja odluka o certificiranju

  • rad Odbora za nepristranost.

CT NZZJZAŠ provodi ocjenjivanja sa nepristranim i neovisnim stručnim osobama koje nazivamo kontrolori. Nepristranost se kontinuirano demonstrira primjenom navedenih politika kvalitete i ciljeva kvalitete, monitoringom primjene načela nepristranosti i neovisnosti u aktivnostima CT NZZJZAŠ, potpisivanjem izjava o nepristranosti, neovisnosti, integritetu, nepostojanju sukoba interesa s aspekta vlasništva, obavljanja usluga koje prema zahtjevima norme nisu dozvoljene i drugim primjerenim načinim kao što je provedba procjene rizika za nepristranost u planiranim intervalima.

3.5 Povjerljivost

Povjerljive informacije dobivene tijekom postupka ocjenjivanja i provjere svojstava, imenovane osobe ne smiju učiniti dostupnim trećim stranama, bez pisane suglasnosti podnositelja zahtjeva/nositelja certifikata. U slučaju kada postoji zakonska obveza objavljivanja takvih informacija zainteresirana strana bit će o tome obaviještena u pisanome obliku. Opseg dodijeljenog certifikata, također se smatra povjerljivom informacijom. Izuzetak su opći podaci o proizvođačima ekoloških proizvoda i opći podaci o dodijeljenom certifikatu koji čine javno dostupne informacije.

Odgovorne osobe za rad CT NZZJZAŠ od najviše uprave Zavoda, Voditelj CT NZZJZAŠ, svi zaposlenici CT NZZJZAŠ obvezuju se na čuvanje povjerljivosti dokumenata i podataka korisnika usluga potpisivanjem ugovora o radu koji uključuje Kodeks ponašanja zaposlenika Zavoda i potpisivanjem posebne izjave o čuvanju povjerljivih podataka i izbjegavanju sukoba interesa.

3.6 Troškovi stručne kontrole i certificiranja

Troškove snosi podnositelj zahtjeva. Troškovi su određeni Cjenikom NZZJZAŠ i ponudom, odnosno ugovorom.

4. POSTUPAK STRUČNE KONTROLE I CERTIFICIRANJA PROIZVODA

4.1 Općenito

Prijavne dokumente mogu dostaviti svi zainteresirani za uključivanje u sustav certificiranja proizvoda kod CT NZZJZAŠ. Prijaviti se mogu i klijenti kojima je neko drugo tijelo provodilo certifikaciju proizvoda a iz određenih, opravdanih razloga ne žele više surađivati s tim tijelom i o tom su obavijestili nadležno tijelo (Ministarstvo poljoprivrede) i svoje prvotno kontrolno tijelo.

4.2 Upit

Fizička ili pravna osoba može se obratiti CT NZZJZAŠ upitom za certificiranje ekološke proizvodnje u pisanom obliku (pošta, faks, e-mail) ili usmeno (putem telefona). Upit postavljen u pisanom obliku mora sadržavati opće podatke kao što su naziv, sjedište, pravni status, telefon, faks, e-mail, ime i prezime osobe za kontakt, te za što se traži certifikat.

Ovisno o načinu podnošenja upita, podnositelj će, ukoliko to zatraži, biti na prikladan način upoznat s postupkom podnošenja zahtjeva za stručnu kontrolu i certificiranje. Prije podnošenja prijave, na zahtjev zainteresirane strane, može se organizirati informativni sastanak.

4.3 Prijava

Klijent nakon upita ili izravno bez posebnog upita, dostavlja ispunjen predložak Zahtjev za sklapanje ugovora o poslovnoj suradnji. U prilogu Zahtjeva treba dostaviti:

  1. Rješenje o upisu (OPG, obrt, zadruga ili trgovačko društvo)

  2. Podaci o ARKOD parcelama na kojima se provodi ekološka proizvodnja

  3. Podaci o planiranoj godišnjoj proizvodnji (procjena)

  4. Račune za kupljene sirovine, potvrdnice za kupljene sirovine

  5. Podatke o prijašnjim nadzorima (ukoliko postoje)

  6. Plan prostorija i dijagram tijeka (ukoliko postoje)

  7. Izjava prodavatelja prema Prilogu XIII Uredbe Komisije br. 889/2008

  8. Plan prelaska na ekološku proizvodnju i izjavu proizvođača o poštivanju propisa o ekološkoj proizvodnji

  9. Rezultate analiza tla i foto dokumentaciju (ukoliko postoje)

Na osnovu podataka dobivenih od klijenta, odgovorna osoba iz CT NZZJZAŠ šalje klijentu:

Ponudu za certificiranje proizvoda ekološke poljoprivrede s cijenom konkretene usluge i uputu klijentu da ispuni obrazac Zahtjev za stručnu kontrolu i certificiranje. Obrazac se nalaze na internetskoj stranici Zavoda (www.stampar.hr) ili se dostavlja putem pošte ili e-mailom).

Primljeni zahtjev se registrira i čuva u Registru zahtjeva za certificiranje proizvoda u ekološkoj proizvodnji na osobnom računalu kome imaju pristup ovlaštene osobe.

4.4 Ocjena zahtjeva za certificiranje proizvoda

Osobe imenovane od strane Voditelja CT NZZJZAŠ, ocjenjuju valjanost i potpunost dostavljenih prijavnih dokumenata, te mogućnost prihvaćanja prijave. Ukoliko odgovorne osobe ocijene da prijava ne može biti prihvaćena iz opravdanog razloga (izvan područja certificiranja i sl.) CT NZZJZAŠ će podnositelja prijave obavijestiti o razlozima odbijanja u pisanom obliku, a prijavni dokumenti bit će vraćeni.

U slučaju nepotpunosti dokumentacije, od podnositelja prijave se zahtijevaju dokumenti, podaci ili informacije koje nedostaju. Rok za dostavu dokumentacije je 30 dana. Uz valjano pismeno obrazloženje podnositelja prijave rok se može produžiti, ali ne više od 3 mjeseca.

Nakon prihvaćenih dokumenata Voditelj CT NZZJZAŠ određuje ocjenitelja/kontrolora za provedbu stručne kontrole. 

4.5 Sklapanje ugovora

U slučaju prihvaćanja prijavnih dokumenata CT NZZJZAŠ će obavijestiti podnositelja prijave o zaprimljenoj i prihvaćenoj prijavi (telefonom ili e-mailom) i imenu ocjenitelja/ kontrolora za stručnu kontrolu.

Uz suglasnost obiju strana slijedi sklapanje Ugovora o poslovnoj suradnji za certifikaciju proizvoda u ekološkoj proizvodnji prema važećem postupku na razini Zavoda.

Cijene usluga formirane su u skladu s važećim cjenikom. Zainteresiranoj strani šalje se predračun, te po plaćanju predračuna, pristupa se stručnoj kontroli.

4.6 Prva stručna kontrola

Za odlazak na stručnu kontrolu voditelj CT ispostavlja obrazac Nalog za stručnu kontrolu ili uzorkovanje kada je planirano. Ocjenjivanje kod podnositelja zahtjeva za certificiranje proizvoda dio je postupka koji provodi CT NZZJZAŠ prema normi HRN EN ISO/IEC 17065:2013. Provedba postupka je u tri faze:

  • uvodni sastanak – utvrđuje se plan stručne kontrole i konačno područje ocjenjivanja koje se nakon toga više ne smije mijenjati.

  • pregled i ocjenjivanje – podnositelj zahtjeva mora omogućiti ocjenitelju CT NZZJZAŠ uvid u sve relevantne dokumente. Podnositelj zahtjeva je dužan omogućiti pristup u sve prostorije povezane sa zatraženim područjem ocjenjivanja i provjere svojstava proizvoda kao i kontakte s osobljem uključenim u postupke obuhvaćene ocjenjivanjem.

  • završni sastanak – voditelj postupka obavještava podnositelja zahtjeva o rezultatima provedenog ocjenjivanja što uključuje utvrđene nesukladnosti, ako ih je bilo, te preporuke, ako je primjenjivo.

Prilikom obavljanja stručne kontrole, kontrolor vodi bilješke na obrascu Zapisnik o stručnoj kontroli kojisadrži i ispitnu listu za certifikacijsku shemu. Ako je provedeno uzorkovanje piše se i zapisnik o uzorkovanju.

Zaključak ocjenjivanja je ispunjeni zapisnik o stručnoj kontroli koji potpisuju klijent i kontrolor po završetku stručne kontrole. Katalog sankcija za se koristi kod stručne kontrole kao prilog zapisniku (Biljna proizvodnja).

Zapisnik se mogže dostaviti i naknadno, najkasnije 14 dana nakon završenog ocjenjivanja. Podnositelj zahtjeva ima pravo ne potpisati zapisnik i izvještaj i dati primjedbu na njegov sadržaj. Zapisnik o provedenoj prvoj stručnoj kontroli su preduvjet za upis u Registar subjekata u ekološkoj proizvodnji.

U slučaju da su tijekom ocjenjivanja utvrđene nesukladnosti, rok za njihovo otklanjanje se dogovara s podnositeljem zahtjeva. Rok ne smije biti dulji od mjesec dana.

U slučaju nesukladnosti ili prekršaja koji uvjetuju pokretanje sankcija, voditelj CT NZZJZAŠ pisanim putem obavještava Ministarstvo poljoprivrede.

U slučaju da su tijekom prve stručne kontrole utvrđene nesukladnosti, rok za otklanjanje nesukladnosti se dogovara s podnositeljem zahtjeva koji nije dulji od 90 dana.

4.7 Izdavanje potvrde

Izdavanju potvrde (certifikata) za proizvode ekološke poljoprivrede prethodi provođenje stručne kontrole od strane CT NZZJZAŠ, uključenost u sustav utvrđivanja sukladnosti najmanje jednu godinu u ekološkoj proizvodnji poljoprivrednih i prehrambenih proizvoda i pozitivan izvještaj o ispunjavanju zahtjeva. Temeljem pozitivnog izvještaja CT NZZJZAŠ donosi odluku o certificiranju proizvoda. 

Odluci o izdavanju certifikata prethodi postupak preispitivanja rezultata vrednovanja koji provode jedna ili više osoba koje nisu sudjelovale u samom postupku vrednovanja.

Proizvodi se certificiraju: kao ekološki, kao ekološki proizvodi u prijelaznom razdoblju i ne certificiraju ukoliko se utvrdi da nisu zadovoljeni svi postavljeni zahtjevi

Potvrda NZZJZAŠ (Certifikat) sadrži opis certificiranih proizvoda, podatke o certifikacijskom – tijelu (CT NZZJZAŠ), certifikacijski simbol, broj certifikata i podatke o subjektu, količini i vrsti proizvoda za koje se izdaje .

Potvrda se odnosi na proizvode proizvedene u tekućoj godini i vrijedi najdulje idućih dvanaest mjeseci (godinu dana). Datum isteka valjanosti naveden je na Potvrdi.

4.8 Najavljene i nenajavljene stručne kontrole

U postupku certificiranja proizvoda stručna kontrola CT NZZJZAŠ i njeni rezultati su preduvjet za donošenje odluke o certificiranju proizvoda i osiguravanja stalnog zadovoljavanja propisanih zahtjeva. Pri tome certifikacijsko tijelo CT NZZJZAŠ provodi sljedeće stručne kontrole:

- redovnu godišnju stručnu kontrolu

- izvanrednu, nenajavljenu stručnu kontrolu (nadzor)

Redovna godišnja stručna kontrola

CT NZZJZAŠ provodi redovnu stručnu kontrolu najmanje jednom godišnje prema godišnjem planu. O redovnoj kontroli šalje se obavijest klijentu najmanje tjedan dana prije planiranog roka telefonom, e-mailom ili poštom.

U slučaju da su tijekom redovne stručne kontrole utvrđene nesukladnosti CT NZZJZAŠ, rok za otklanjanje nesukladnosti se dogovara s podnositeljem zahtjeva koji nije dulji od 30 dana.

Nenajavljena stručna kontrola (nadzor)

Prema Uredbi 889, čl. 65, nenajavljena stručna kontrola provodi se na temelju procjene općeg rizika od nesukladnosti proizvoda/proizvodnje uzimajući u obzir najmanje rezultate prethodnih stručnih kontrola, količinu proizvoda i rizik zamjene proizvoda koji je upitan za zadovoljavajući te pritužbi u pisanom obliku na rad subjekta.

Kod subjekata/proizvođača sa sklopljenim ugovorom u skladu s kategorijom rizika provode se dodatni nasumični kontrolni posjeti od najmanje 10%, te u istom udjelu nenajavljene stručne kontrole, koji se također temelje na analizi rizika, te se isti planiraju u skladu sa stupnjem rizika.

Dodatne kontrole mogu biti uzrokovane i prigovorima, koje u vrijeme važenja potvrde zaprima CT NZZJZAŠ, na rad ugovorenih proizvođača.

4.9 Ispitivanje slučajnih uzoraka i angažiranje laboratorija

Sukladno čl.65 Uredbe Komisije (EZ) 889/2009, kontrolno tijelo može uzimati uzorke za ispitivanje proizvoda ukoliko posumnja da korištena sredstva nisu odobrena za ekološku proizvodnju ili za provjeru proizvodnih tehnika koje nisu u skladu s pravilima ekološke proizvodnje. Uzorci se također mogu uzimati i analizirati za otkrivanje moguće kontaminacije proizvodima koji nisu odobreni za ekološku proizvodnju. Broj uzoraka koje uzima i analizira CT NZZJZAŠ svake godine odgovara najmanje 5% broja subjekata pod kontrolom, a odabir ovisi o gore navedenoj procjeni rizika. Analize se provode u cilju ocjenjivanja sukladnosti proizvoda i proizvodnje ekološke poljoprivrede.

5. PRIGOVORI I ŽALBE (PRIZIVI)

5.1 Prigovori

CT NZZJZAŠ s ozbiljnošću pristupa prigovorima koje mogu uputiti kao izraz nezadovoljstva osobe ili organizacije u vezi s aktivnostima i postupcima certifikacijskog tijela ili certificiranog subjekta. CT NZZJZAŠ ocjenjuje važnost prigovora i u slučaju opravdanosti, poduzima odgovarajuće radnje. O rezultatima rješavanja prigovora, podnositelj se obavještava u pisanom obliku. O svim prigovorima i poduzetim mjerama vode se zapisi. Ukoliko prigovor ne stigne u pisanome obliku ili stigne iz neidentificiranog izvora certifikacijsko tijelo će postupiti na način koji smatra najprikladnijim.

5.2 Žalbe (Prizivi)

CT NZZJZAŠ je predvidjelo mogućnost dobivanja žalbe (priziva, u daljnjem tekstu žalba) od strane klijenata u postupku certificiranja. Žalbom se smatra zahtjev certificiranog subjekta za preispitivanje bilo koje po njega nepovoljne odluke certifikacijskog tijela a koja se odnosi na njegov željeni status.

Politika certifikacijskog tijela je da svoje aktivnosti provodi sukladno definiranim pravilima i na zadovoljstvo korisnika usluga i drugih zainteresiranih strana, nastojeći da se tijekom provedbe postupaka ne steknu uvjeti za podnošenje žalbe. Međutim, ukoliko do žalbe dođe ona se bez odugovlačenja rješava. O rezultatima postupka rješavanja žalbe CT NZZJZAŠ obavještava podnositelja u pisanom obliku.

6. SANKCIJE

Sukladno Pravilniku o ekološkoj poljoprivrednoj proizvodnji (NN 19/2016), određen je Katalog sankcija, te su određene mjere i sankcije koje poduzima CT NZZJZAŠ prema subjektima u slučajevima nesukladnosti s propisanim pravilima za ekološku proizvodnju.

7. PROŠIRENJE I SUŽENJE PODRUČJA CERTIFIKACIJE

Kada klijent CT NZZJZAŠ utvrdi da je u mogućnosti zadovoljavati postavljene zahtjeve i u drugim proizvodnim procesima, može zatražiti proširenje područja certifikacije. Klijent podnosi zahtjev u kojem navodi koji proizvodi idu u proširenje, koje količine i razlozi proširenja područja certifikacije. Postupak proširenja područja ili opsega certifikacije je većim dijelom isti kao postupak stručne kontrole i certificiranja.

Ukoliko se tijekom stručnih kontrola, rezultata rješavanja prigovora i priziva, uslijed promjena u normama ili drugim načinima utvrdi da proizvod više ne zadovoljava zahtjeve na temelju kojih je dodijeljen certifikat, područje certifikacije se može suziti. Također, kada klijent utvrdi da više nije u mogućnosti zadovoljavati postavljene zahtjeve, može i sam zatražiti suženje područja certifikacije.

Suženje područja ili opsega izdanog certifikata CT NZZJZAŠ obvezan je obavijestiti Ministarstvo poljoprivrede.

8. SUSPENZIJA I POVLAČENJE CERTIFIKATA

8.1 Dobrovoljna suspenzija

Subjekt koji je certificiran od strane CT NZZJZAŠ može zbog vlastitih razloga zahtijevati privremenu obustavu važenja certifikata, korištenja simbola ili drugih načina pozivanja na status. Subjekt je dužan promjenu statusa zatražiti od CT NZZJZAŠ pravodobno u pisanom obliku. Suspenzija se može zatražiti za cijelo ili za dio područja certifikacije. Dobrovoljna suspenzija može trajati najviše 6 mjeseci. Ako se nakon tog roka ne steknu uvjeti za prekid suspenzije, certifikat će biti povučen u onome dijelu za koji je suspenzija zatražena. Dobrovoljna suspenzija može se prekinuti jedino nakon provedenog ocjenjivanja. 

8.2 Prisilna suspenzija

Kada CT NZZJZAŠ tijekom redovne ili izvanredne kontrole utvrdi bitne nesukladnosti one mogu uvjetovati suspenziju certifikata u dijelu ili u cijelosti. Prisilna suspenzija traje najviše 6 mjeseci, a ukinuti se može jedino nakon provedenog postupka ocjenjivanja. Ako se do isteka trajanja suspenzije ne steknu uvjeti za njeno ukidanje, područje certifikata može se suziti u onome dijelu na koji se suspenzija odnosila. Tijekom trajanja suspenzije CT NZZJZAŠ povlači certifikate za proizvode iz suspendiranog proizvodnog procesa.

8.3 Povlačenje potvrde

Kada CT NZZJZAŠ tijekom redovne ili izvanredne kontrole utvrdi bitne nesukladnosti one mogu uvjetovati povlačenje potvrde (certifikata). U slučaju povlačenja certifikata, subjekt mora vratiti CT NZZJZAŠ ranije dobivene certifikate. Nakon brisanja iz Registra subjekata certificiranih u CT NZZJZAŠ, Subjekt može podnijeti zahtjev za ponovni upis tek nakon isteka vremena koje je propisano za odgovarajuće trajanje prijelaznog razdoblja u ekološkoj proizvodnji. Prije toga potrebno je ponoviti postupak certificiranja od početka.

Subjekt može zbog vlastitih razloga zatražiti povlačenje certifikata, obavještavajući o tome CT NZZJZAŠ i nadležno tijelo (Ministarstvo poljoprivrede). 

9. OBVEZE I PRAVA

9.1 Obveze Subjekta

Obaveze i prava subjekta definiraju se kroz ugovor o poslovnoj suradnji. Obveze subjekta certificiranog kod CT NZZJZAŠ su:

  1. podnijeti službeni zahtjev za provođenje postupka certificiranja, priložiti svu potrebnu dokumentaciju i pridržavati se svih zahtjeva propisanih zakonskim propisima koji se odnose na certifikacijsku shemu

  2. u zadanom roku, uskladiti svoje aktivnosti s izmijenjenim zahtjevima za certificiranje (kada ga o njima obavijesti certifikacijsko tijelo)

  3. kada se postupak certificiranja provodi na tekuću proizvodnju, certificirani proizvod na kraju procesa proizvodnje također mora ispunjavati zahtjeve certifikacije

  4. potpisati sve Izjave u vezi s certifikacijom koje su u skladu s predmetom i područjem certifikacije

  5. davati drugima kopije certifikacijskih dokumenata koji nisu reproducirani u cijelosti i bez naznake da su kopije

  6. pozivanje na certifikat proizvoda u medijima, brošurama i sl. ne smije se provoditi na način da se stječe dojam da CT NZZJZAŠ preuzima odgovornost za proizvod za koji je dobiven certifikat

  7. omogućiti neometano provođenje stručnih kontrola na svim lokacijama na kojima se provodi ocjena sukladnosti te omogućiti uvid u svu relevantnu dokumentaciju

  8. svakoj promjeni koja može utjecati na status proizvoda odmah obavijestiti CT NZZJZAŠ

  9. koristiti obvezujuću oznaku “Ekološki znak EU-a” (prema modelu iz Priloga XI. dijela A Uredbe Komisije 889/2008)

  10. ispravno koristiti dobiveni certifikat i koristiti oznake samo za proizvode na koje se certifikat odnosi

  11. ne koristiti certifikat tako da izazove nepovjerenje ili nanosi štetu CT NZZJZAŠ i ne davati izjave koje su neispravne i neovlaštene

  12. u trenutku privremene suspenzije, povlačenja ili isteka certifikata subjekt mora odmah prekinuti svaku promidžbu koja upućuje na taj certifikat i vratiti svu zatraženu dokumentaciju CT NZZJZAŠ

  13. ne zloupotrebljavati certifikat ni na koji način

  14. čuvati svu dokumentaciju o proizvodnom procesu i proizvodima, što uključuje i čuvanje svih poznatih prigovora koji se odnose na sukladnost proizvoda sa zahtjevima propisa i zakonske regulative

  15. svu dokumentaciju na zahtjev, dati na uvid djelatnicima CT NZZJZAŠ

  16. poduzeti odgovarajuće radnje slijedom prigovora i svih nedostataka na proizvodima ili uslugama koji utječu na sukladnost sa zahtjevima za certificiranje

  17. dokumentirati sve poduzete radnje slijedom prigovora ili nedostataka na proizvodima koji utječu na sukladnost sa zahtjevima za certificiranje

  18. podnijeti zahtjev za certificiranje samo jednom certifikacijskom tijelu

  19. subjekt je dužan podmiriti troškove stručne kontrole i certificiranja proizvoda

9.2 Prava subjekta

Prava subjekta certificiranog kod CT NZZJZAŠ su:

  1. pravo prigovora na osoblje određeno za provođenje postupka

  2. ne prihvaćanje ponuđenog podizvođača, ukoliko certifikacijsko tijelo podugovara pojedine poslove, uz opravdani razlog

  3. dobivanje certifikata za proizvode ukoliko su ispunjeni svi zahtjevi certifikacijske sheme

  4. pravo na označavanje certificiranih proizvoda europskim i hrvatskim Eko znakom

  5. pravo traženja suspenzije, sužavanje ili proširenja certifikata

  6. pravo na prigovor i žalbu na postupke i odluke certifikacijskog tijela tijekom provedbe certificiranja

  7. pravo na podnošenje zahtjeva za ponovni upis nakon brisanja iz Registra subjekata certificiranih u CT NZZJZAŠ tek nakon isteka vremena koje je propisano za odgovarajuće trajanje prijelaznog razdoblja u ekološkoj proizvodnji 

9.3 Obveze certifikacijskog tijela

Obveze CT NZZJZAŠ su:

  1. postupke utvrđivanja sukladnosti provoditi sukladno utvrđenim pravilima

  2. osigurati kompetentnost, neovisnost i nepristranost osoblja koje sudjeluje u postupcima utvrđivanja sukladnosti

  3. osigurati povjerljivost dokumenata i informacija prikupljenih tijekom provođenja stručnih kontrola i certificiranja proizvoda

  4. osigurati pravodobne obavijesti o svim promjenama kriterija za certificiranje proizvoda i u

  5. odgovarajućem roku provjeriti da li su svi subjekti odnosno korisnici usluge certificiranja proveli potrebne prilagodbe

  6. u slučaju nekorektnog pozivanja na status proizvoda ili upotrebe oznaka na neprimjeren način

  7. poduzeti radnje koje mogu uključiti: zahtjev za popravnim radnjama, suspenziju ili povlačenje certifikata, javno objavljivanje te ako je potrebno i druge postupke proslijediti ostalim kontrolnim tijelima i nadležnom tijelu (Ministarstvu poljoprivrede) podatke o slučajevima nepravilnosti koja utječu na ekološki status proizvoda.

Ukoliko se tijekom stručnih kontrola, rezultata rješavanja prigovora i priziva ili drugim načinima ustanove nepravilnosti s obzirom na udovoljavanje zahtjevima, CT NZZJZAŠ neće izdati certifikat bez kojeg subjekt ne može prilikom označavanja, reklamiranja i prezentiranja na čitavu seriju proizvodnje staviti oznake ekološke proizvodnje.